Member 2021.07.07

この子はできる!?ー基礎が大切!仕事をスムーズに進めるコミュニケーション術

滝澤 佑哉

滝澤佑哉

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こんにちは。新卒2年目の滝澤です!入社をして気づけばあっという間に1年が経ちました。

私は1年間仕事をした中で、たくさんの難しいこと、上手くいかないことに直面してきました。
特に、「タスクを抱えすぎた結果レスが遅くなり依頼者を不安にさせた」「時間をかけてアウトプットしたが、実は見当違いだった」などは苦い経験です。

ただ、そのような経験のほとんどが仕事のでき具合ではなく、コミュニケーションが上手くいっていないことが要因でした。皆さんもコミュニケーションが上手くいかず、仕事をスムーズに進められなかった経験はないでしょうか?

本記事については、私も体験をした内容を基にどのような解決策があったのか振り返りながらインタビューを実施しました。

少しでも「コミュニケーションに課題を感じている方」がいらっしゃれば、お役に立てれば幸いです。

今回は社内でもコミュニケーション力に定評のあるディレクション部の藤田さんへ、コミュニケーションのアドバイスや改善策をお伺いしました。

[Profile] 藤田 純輝 

2019年度4月 D2C R 中途入社。プランニング&ディレクション本部 ディレクション部 所属。新卒でWeb代理店に入社し営業として2年間従事した後、D2C Rに運用担当として転職。複数の商材を担当。現在は自身の案件に加えて、チームのリーダーとしてメンバーサポートや教育にも注力。年々顔と顎が長くなるのが悩み。オンラインMTGで写る自分の顎を見るたびに驚く。

コミュニケーションに関して

滝澤
本日はよろしくお願いいたします!

藤田
よろしくお願いします!興味本位なのですが、私がインタビューされることになった経緯を知りたいです!

滝澤
今回のインタビューは若手が陥りやすいコミュニケーション課題を解消、改善することが目的です。以前、ディレクション部内でコミュニケーションに関するレクチャーをしていた藤田さんであれば、こちらの目的を実現できると思ったため、お伺いさせていただければと思っています!

藤田
そうなんですね笑 是非、サポートできるように全力でインタビューに応えていきます!具体的にはどのようなコミュニケーション課題があるのですか?

滝澤 
ありがとうございます!はい、今回のコミュニケーション課題は以下の3つです。

  ①上司や先輩に仕事を依頼しにくい

  ②タスクを抱えすぎた結果、  
   依頼者に対して進捗共有が遅くなり不安にさせてしまう  

  ③連携する部署の方や先輩が欲しい情報を先読みして  
   共有することのハードルが高い

 

上司や先輩に仕事を依頼をしにくい

滝澤
早速、1つ目のコミュニケーション課題についてお伺いさせてください。 「上司や先輩にタスクを依頼をしにくい」という声が同期内でも多かったのですが、藤田さんはこちらの課題をどう捉えますか?

藤田
前提として、仕事において「先輩」とか「後輩」とか関係ないと思っています。なので、その人の役務であれば遠慮せず依頼をするべきですし、遠慮している時間が勿体ないと考えています。その上で3点気をつけていることがあります。

1つ目は「仕事をお願いしたい理由を正しく言語化する」です。

これは、先輩や上司が気持ちよく仕事を引き継ぐために重要なことだと思っています。自分のステータスやタスクの緊急度を共有することはマストで行ってみて下さい。

2つ目は「仕事を依頼する可能性がある事を先出ししておく」です。

これは、締切ギリギリなどに依頼すると「サボっていたから困って依頼してきたんだ」と思われかねないため、かなりもったいないです。

可能性ベースでも良いので、早めに相談することを癖づけるといいですよ。

3つ目は「お礼の際に、学びや反省点を併せて伝える」です。

お礼を丁寧に伝える新卒の子って多いと思うのですが、実はそれだと不十分なんです。「ありがとうございます」だけだと、「また次同じことがあったら、この子はできないかな」って不安に思っちゃうので。先輩の仕事から得られた学びや、今回の状況を踏まえた反省点を先輩に伝えるだけで「じゃあ次はもっとがんばってくれそうだな!」とポジティブに捉えられるので、是非、実践してみてください。

滝澤
これはすごい!3つ共、重要ですね。特に3つ目は新卒問わず確実に行っていけば成長速度はよりアップしそうですし、何より気持ちよく仕事ができそうですね。

 

タスクを抱えすぎた際に注意すること 

滝澤
続いて、2つ目のコミュニケーション課題です。「タスクを抱えすぎた結果、依頼者に対して進捗共有が遅くなり不安にさせてしまう」という課題がありますが、こちらに対する藤田さんの改善策を教えてください。

藤田
タスクの依頼方法に関しては先ほど「上司や先輩に仕事を依頼しにくい」で紹介させていただいたので、ここではタスクがたくさんあるときに仕事をしやすくする考え方とタスクの抱え方をお話ししたいと思います。そもそも、タスクはこれからどんどん増えますしね。まず、最も大切なのが「相手にリマインドをさせない」という考え方ですね。この考え方を持つと進捗共有なども自然に行え、信頼貯金にもつながります。  

滝澤
リマインドされるという事は、依頼者を不安にさせている結果なのでこの考え方は非常に重要ですね。

藤田
1つ目は「タスクは自分1人で持たず、関係者全員で持つようにする」です。タスクは、完了連絡しか行わないと、依頼された側に全ての責任がある状態となるため、リマインドされる可能性が高いです。可能な限り細かくステータスを共有し、タスクを関係者全員で持つようにしてください。

2つ目は「自分から期限を切る」です。特に、すぐにタスクを対応できない際には、自分から期限を切ってみて下さい。依頼者が「忘れているわけじゃない」と感じられる為、リマインドされることは少ないと思います。

滝澤
確かに、即レスを意識して「対応いたします」と連絡はしたものの、期限や現状のステータスが共有されていないと不安になりますよね。また、期限を切ることでタスクの優先順位も明確になり仕事も効率的に行えそうですね。

 

情報を先読みして共有

滝澤
最後のコミュニケーション課題です。「連携する部署の方や先輩が欲しい情報を先読みして共有することのハードルが高い」という課題ですが、藤田さんが意識していることやコツなどあれば教えてください。

藤田
1つ目は「小さい情報共有こそ小まめに」です。最初から重要な情報の先出しをする必要はないと思っています。昨日開始したCRのCVが一件ついたなど小さな情報共有でもいいので、とにかくこまめに共有することが大切だと思っています。

2つ目は、「できるだけ先読みして、思い付いた事は即共有」です。いつも後手で情報共有ばかりされていると、「何も考えていないな」と不信感が募ってしまいますし、単純に実調整までに時差が発生します。ただ、「もしこうなったらこう作業する」と先読みしていれば、スピード感が高まり仕事をスムーズに進める事ができます。

滝澤
2つとも非常に重要ですね。私も実際に小さな情報でもいいので、 できる限り先読みして、さっそく共有していこうと思います。

藤田
はい、是非実践してみて下さい!

滝澤
コミュニケーション課題に関する考え方と改善策をお伺いいたしましたが、全て勉強になるお話ばかりでした。本日は貴重なお時間をいただき本当にありがとうございました!  

 

■あとがき

3つのコミュニケーション課題に対して、非常に勉強になる考え方やアドバイスを聞けました。今回のインタビューにより、私自身もコミュニケーション方法を考え直す良いきっかけとなりました。特に「情報の先出し」や「タスクの抱え方」については、早速今日から実践してみたいと思います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました!

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滝澤 佑哉
滝澤佑哉

2020年度4月 D2C R 新卒入社。プランニング&ディレクション本部 ディレクション部 所属。主に、Web領域の運用担当として複数の商材を担当。最近、顔が丸くなったのが悩み。オンラインMTGで写る自分の顔の丸さを見るたびに驚く。

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